이 글의 목적은 부품 공급망에서 K-REACH 규제 대응에 필요한 정보를 협력사로부터 빠짐없이 수집하기 위한 “정보요청서 양식”을 실무 기준으로 제시하고, 회수·검토·추적까지 포함한 운영체계를 바로 적용할 수 있도록 돕는 것이다.
1. 부품 공급망에서 정보요청서가 필요한 이유
부품 공급망은 다수의 협력사와 다단계 재하도 구조를 가진다. 이 구조에서는 특정 부품에 포함된 물질의 정체와 함량, 연간 취급량, 용도, 공정상 사용 여부가 분절되어 관리되기 쉽다. K-REACH 대응은 “누가 어떤 물질을 어떤 지위로 얼마만큼 제조·수입·사용하는가”를 기준으로 의무가 갈린다. 따라서 표준화된 정보요청서로 동일한 질문을 동일한 형식으로 반복 수집해야 한다.
정보요청서는 단순 설문이 아니다. 내부 의사결정의 근거문서이자, 협력사 커뮤니케이션 기록이며, 감사·점검에서 “상당한 주의의무를 다했다”는 정황자료 역할을 한다. 특히 부품이 혼합물인지 완제품인지, 부품 내 잔류물질이 의도적으로 방출되는지 여부, 연간 톤수 누적 산정의 기준이 애매할수록 문서 기반 정리가 핵심이다.
2. K-REACH 대응 관점에서 반드시 구분해야 하는 대상
2.1 물질, 혼합물, 완제품(Article) 구분이다
공급망에서 오가는 품목은 크게 물질, 혼합물, 완제품으로 구분하여 관리해야 한다. 도료·접착제·세정제·윤활유는 혼합물로 분류되는 경우가 많다. 금속가공품·사출품·PCB·하네스·커넥터 같은 부품은 완제품으로 취급되는 경우가 많다. 다만 표면처리제, 코팅액, 레진, 경화제처럼 공정 투입 후 부품에 잔류하는 품목은 혼합물 관점 정보가 필요하다.
2.2 “공정 사용”과 “부품 포함”을 분리해야 한다
공정에서 사용되는 화학제품은 사용처의 법적 지위와 연간 사용량이 직접 의무로 연결된다. 반면 부품에 포함된 물질은 “의도적 방출 여부”와 “함유정보 제공”이 실무 쟁점이 된다. 정보요청서는 이 둘을 한 문항에 섞지 말고, 공정 사용용 파트와 부품 포함용 파트를 분리해야 한다.
2.3 동일 물질의 다수 공급경로를 합산해야 한다
동일 CAS 물질이 서로 다른 협력사·서로 다른 품목군으로 들어오는 경우가 흔하다. 내부 집계는 물질 기준으로 통합해야 한다. 따라서 정보요청서 단계에서 CAS, EC 번호(보유 시), 국내명/영문명, 동의어를 같이 받는 구조가 필수이다.
3. 정보요청서 설계 원칙이다
정보요청서의 목표는 “의무판정에 필요한 최소정보”를 빠짐없이 확보하면서도 협력사가 현실적으로 응답 가능한 난이도를 유지하는 것이다. 이를 위해 문항을 ①필수(미응답 시 판정 불가) ②조건부 필수(특정 조건에서만 필요) ③권장(리스크 저감)으로 나누어 설계해야 한다. 또한 협력사가 회신할 때 내부 승인 절차를 거칠 수 있도록 “요청 목적, 사용 범위, 비밀유지, 책임한계” 문구가 포함되어야 한다.
| 구분 | 설계 원칙 | 실무 효과 |
|---|---|---|
| 문항 등급화 | 필수/조건부 필수/권장으로 구분한다 | 회수율을 높이고 판정 누락을 줄인다 |
| 물질 중심 | 부품번호가 아니라 CAS 기반으로 받는다 | 톤수 합산 및 의무판정 자동화가 가능하다 |
| 증빙 일치 | SDS, 시험성적서, 사양서와 문항을 매칭한다 | 검증 가능성이 올라간다 |
| 버전 관리 | 양식 버전, 발행일, 적용기간을 명시한다 | 연례 업데이트와 변경이력 추적이 가능하다 |
4. 부품 공급망 K-REACH 정보요청서 필수 항목 체계이다
4.1 협력사 기본정보 영역이다
회신서의 법적 신뢰도를 높이려면 회사 식별정보와 담당자 권한을 명확히 받아야 한다. 최소한 회사명, 사업장 주소, 사업자번호, 담당자 성명/부서/직위, 이메일, 전화, 작성일, 서명 또는 직인 여부를 받는 구조가 필요하다.
4.2 품목 식별 및 공급범위 영역이다
부품 공급망은 품목코드가 자주 변경된다. 따라서 발주사 품번, 협력사 품번, 품명, 규격, 적용모델, 공급단위, 연간 공급수량, 납품형태(OEM/ODM/위탁), 변경관리(PCN) 여부를 받는 구성이 필요하다.
4.3 물질/혼합물/완제품 판정 영역이다
해당 품목이 물질인지 혼합물인지 완제품인지 협력사 판단을 먼저 받는다. 이때 “경화 전 레진”과 “경화 후 부품”처럼 상태에 따라 달라지는 항목을 분리 질문해야 한다. 또한 의도적 방출 여부는 별도 문항으로 둬야 한다.
4.4 구성성분 정보 영역(핵심)이다
구성성분 정보는 의무판정의 출발점이다. 혼합물·코팅·접착·잉크·표면처리제·레진류는 가능한 한 SDS 섹션3 기준으로 성분을 받는 것이 정합성이 높다. 완제품 부품이라도 “균질재료 단위”로 주요 물질을 받는 구조가 유리하다. 최소 필드로 물질명, CAS, 함량(%) 또는 함량범위, 기능(가소제/난연/안정제 등), 비의도 불순물 여부를 받는 구성이 필요하다.
| 항목 | 필수 여부 | 권장 입력 형식 | 검증 포인트 |
|---|---|---|---|
| 물질명(국문/영문) | 필수 | 공식명 + 동의어 1개 이상 | CAS와 논리 일치 여부를 확인한다 |
| CAS No. | 필수 | 0000-00-0 형식 | 자리수·체크 형식 오류를 점검한다 |
| 함량(%) | 필수 | 정확값 또는 범위(예: 5~10%) | 합계 100% 초과 여부를 확인한다 |
| 성분 역할 | 권장 | 기능명 텍스트 | 규제물질 사용 목적을 파악한다 |
| 비공개(CBI) 요청 | 조건부 필수 | 비공개 사유, 대체 식별자 | 대체명으로도 판정 가능해야 한다 |
4.5 연간 톤수 및 역할(지위) 정보 영역이다
K-REACH 의무는 연간 제조·수입량, 등록유형, 면제 여부에 따라 달라진다. 공급망 정보요청서에는 협력사가 해당 물질을 국내에서 제조하는지, 수입하는지, 국내 구매만 하는지의 “역할”을 물질 단위로 받는 구조가 필요하다. 동시에 발주사로 납품되는 물질량(물질 기준 환산)이 확보되어야 내부 합산이 가능하다.
혼합물의 경우 혼합물 납품량만 받아서는 부족하다. 혼합물 납품량 × 성분 함량으로 물질 환산량을 산출할 수 있어야 한다. 따라서 납품량(kg 또는 ton)과 함량(%)을 함께 받는 구조가 핵심이다.
4.6 등록·신고·면제 상태 정보 영역이다
협력사가 이미 등록을 완료했는지, 등록을 준비 중인지, 등록대상이나 면제확인 대상인지에 따라 발주사의 리스크가 달라진다. 정보요청서에는 최소한 다음 상태값을 표준 선택지로 두는 것이 좋다. “등록 완료”, “등록 진행 중”, “등록 대상이나 미착수”, “등록면제확인 완료”, “면제확인 진행 중”, “해당 없음”, “판단 불가”로 구성한다. 그리고 결과 문서의 존재 여부(통지서, 결과서, 내부 확인서)를 체크하도록 설계해야 한다.
4.7 제한·금지·허가후보 등 리스크 플래그 영역이다
부품 공급망 리스크 관리는 “해당 물질이 향후 조치 대상이 될 가능성”을 조기에 표시하는 체계가 중요하다. 정보요청서는 협력사에게 규제 리스크를 단정적으로 묻지 말고, “내부적으로 관리대상으로 분류했는지”와 “대체 추진 여부”를 묻는 방식이 실무적으로 안전하다. 또한 발주사 내부 관리 기준이 있다면 해당 기준에 맞춘 체크박스를 제공해야 한다.
4.8 SDS 및 안전정보 전달 준비 상태 영역이다
혼합물 또는 물질이 포함되는 공급의 경우 SDS 최신본 확보 여부가 필수이다. 정보요청서에는 SDS 발행일, 개정일, 언어, 제공 가능 파일형식, 섹션3 성분 공개 수준, 노출 시나리오 제공 가능 여부(해당 시) 등을 묻는 항목을 포함해야 한다.
5. 실무 운영 관점의 회수·검토·추적 프로세스이다
5.1 발송 전 내부 준비 체크이다
정보요청서는 발송만으로 끝나지 않는다. 회신 데이터를 내부 시스템으로 적재하고, 물질 중복을 제거하고, 미응답을 추적해야 한다. 발송 전에는 최소한 품목 마스터, 협력사 담당자 리스트, 회신 기한, 미회신 에스컬레이션 기준, 비밀유지 문구를 준비해야 한다.
5.2 회신 품질 검증 규칙이다
회신서에는 오류가 빈번하다. 따라서 자동 검증 규칙을 두는 것이 좋다. CAS 형식 오류, 함량 합계 오류, 함량 누락, 연간 납품량 누락, SDS 발행일 누락 같은 항목을 “반려 사유”로 표준화해야 한다. 또한 “판단 불가” 응답은 그대로 종결하지 말고, 추가질문 템플릿을 자동 발송하도록 운영해야 한다.
| 검증 항목 | 오류 예시 | 조치 | 재요청 문구 핵심 |
|---|---|---|---|
| CAS 형식 | 자리수 불일치, 기호 누락 | 반려 | 공식 CAS로 재기입을 요청한다 |
| 함량 합계 | 혼합물 성분 합계 120% | 반려 | 성분 범위를 조정해 합계가 논리적으로 맞아야 한다 |
| SDS 최신성 | 개정일 5년 전 | 조건부 승인 | 최신본 여부 확인 및 업데이트 계획을 요청한다 |
| 톤수 누락 | 납품량 미기재 | 반려 | 연간 납품량 또는 월평균×개월로 산정근거를 요청한다 |
5.3 변경관리(PCN) 연동이다
부품의 재질 변경, 협력사 원료 변경, 배합비 변경은 규제 리스크를 즉시 바꾼다. 정보요청서에는 “성분 변경 발생 시 사전 통보” 항목과 통보기한을 명시해야 한다. 또한 변경 통보 시 제출해야 할 자료 목록을 같이 적어야 한다.
6. 바로 사용 가능한 “부품 공급망 K-REACH 정보요청서” 표준 양식이다
아래 양식은 이메일 첨부 또는 협력사 포털 설문으로 바로 옮길 수 있는 문항 구조이다. 내부 사용 목적, 비밀유지, 책임한계를 포함한 형태이다. 문항은 가능한 한 선택지 기반으로 구성하여 회신 편차를 줄이는 구조이다.
[문서명] 부품 공급망 K-REACH 규제 대응 정보요청서 [문서번호/버전] KRC-SCM-REQ-____ / Ver. __.__ [발행일] YYYY-MM-DD [회신기한] YYYY-MM-DD [요청사] ______________________ [수신사(협력사)] ______________________ 1. 요청 목적 및 사용 범위 - 본 요청서는 K-REACH 규제 대응을 위한 내부 의무판정 및 공급망 리스크 관리를 목적으로 한다. - 회신 정보는 규제 대응 목적 범위에서만 사용한다. - 협력사가 비공개를 요청하는 정보는 비공개 사유 및 대체 식별자를 함께 제출해야 한다. 2. 비밀유지 및 책임한계 - 요청사는 회신 정보를 내부 접근권한 통제 하에 관리한다. - 협력사는 회신 정보가 최신이며 사실에 근거함을 확인한다. - 본 회신은 협력사 내부 기준과 가용 정보에 기반한 것이며, 변경 발생 시 지체 없이 통보한다. ──────────────────────────────────────── A. 협력사 기본정보(필수) A1. 회사명: A2. 사업장 주소: A3. 사업자번호: A4. 담당자 성명/부서/직위: A5. 이메일/전화: A6. 작성일: A7. 서명(또는 직인) 가능 여부: (가능 / 불가) B. 품목 식별 및 공급범위(필수) B1. 요청사 품번: B2. 협력사 품번: B3. 품명/규격: B4. 적용 제품/모델(해당 시): B5. 연간 공급수량(단위 포함): B6. 납품 형태: (OEM / ODM / 위탁 / 기타:____) B7. 최근 12개월 내 재질/배합 변경 여부: (없음 / 있음) ※ 있음이면 변경일과 변경내용 기입 C. 대상 구분 및 사용 형태(필수) C1. 본 품목의 분류: (물질 / 혼합물 / 완제품(Article) / 판단 불가) C2. 공정에서 사용 후 최종 제품에 남지 않는가: (예 / 아니오 / 해당 없음) C3. 최종 제품에서 의도적 방출(예: 향, 기능성 물질 방출)이 있는가: (예 / 아니오 / 판단 불가) D. 구성성분 정보(핵심, 필수) - 혼합물/물질은 SDS 섹션3 기준으로 작성한다. - 완제품은 가능한 범위에서 주요 구성물질을 균질재료 단위로 작성한다. D1. 구성성분 목록(행 추가 가능) ┌────┬────────────────────┬───────────┬──────────────┬──────────────┬──────────┐ │ No │ 물질명(국문/영문) │ CAS No. │ 함량(%) │ 함량 근거(SDS/시험/기타) │ 비공개 여부 │ ├────┼────────────────────┼───────────┼──────────────┼──────────────┼──────────┤ │ 1 │ │ │ │ │ (Y/N) │ │ 2 │ │ │ │ │ (Y/N) │ └────┴────────────────────┴───────────┴──────────────┴──────────────┴──────────┘ D2. 비공개(Y) 항목이 있는 경우 - 비공개 사유: - 대체 식별자(그룹명/기능명/범주 등): - 대체 식별자로도 의무판정 가능하도록 함량 범위 제공 가능 여부: (가능 / 불가) E. 연간 물질량 및 역할 정보(필수) E1. 본 품목(또는 성분 물질)을 국내에서 제조하는가: (예 / 아니오 / 판단 불가) E2. 본 품목(또는 성분 물질)을 해외에서 수입하는가: (예 / 아니오 / 판단 불가) E3. 요청사에 납품되는 연간 물량(kg 또는 ton): __________ E4. 혼합물인 경우, 성분 물질별 연간 환산량 제공 가능 여부: (가능 / 불가) E5. 환산량 제공 불가 시, 산정에 필요한 자료 제공 가능 여부(납품량, 함량, 밀도 등): (가능 / 불가) F. 등록/신고/면제 상태(조건부 필수) F1. 물질별 상태 선택(행 추가 가능) ┌────┬───────────┬──────────────────────────────┬──────────────────────┐ │ No │ CAS No. │ 상태(선택) │ 근거 문서 보유 여부(선택) │ ├────┼───────────┼──────────────────────────────┼──────────────────────┤ │ 1 │ │ 등록 완료/진행/미착수/면제확인 완료/면제확인 진행/해당 없음/판단 불가 │ 통지서/결과서/내부확인서/없음 │ │ 2 │ │ │ │ └────┴───────────┴──────────────────────────────┴──────────────────────┘ G. 규제 리스크 및 대체관리(권장) G1. 내부적으로 관리대상 물질로 분류한 성분이 있는가: (없음 / 있음 / 판단 불가) G2. 대체 추진 여부: (추진 중 / 검토 중 / 계획 없음 / 판단 불가) G3. 고객 요구 또는 업계 기준에 따라 제한 관리하는 물질이 있는가: (없음 / 있음) ※ 있으면 물질명과 기준 기입 H. SDS 및 증빙자료(필수/권장) H1. SDS 제공 가능 여부(해당 시): (가능 / 불가 / 해당 없음) H2. SDS 발행일/개정일: H3. 제공 파일형식: (PDF / DOCX / 기타:____) H4. 성분 증빙자료 제공 가능 여부: (가능 / 불가) ※ 시험성적서/사양서/원료확인서 등 I. 확인 및 서명(필수) - 본 회신 내용은 사실에 근거하여 작성했으며, 변경 발생 시 지체 없이 통보한다. 협력사 담당자 성명: 직위: 서명(또는 직인): 작성일: 7. 정보요청서 회신을 잘 받기 위한 실무 팁이다
7.1 협력사 부담을 줄이는 문항 운영이다
첫 요청에서 모든 것을 완벽히 받으려 하면 회수율이 급격히 떨어진다. 1차 회수는 필수항목 중심으로 받고, 2차 보완은 결측치 기반으로 선택적으로 요청하는 방식이 효율적이다. 특히 완제품 부품의 경우 협력사가 성분을 즉시 공개하기 어렵다는 반응이 많다. 이때 비공개 사유와 대체 식별자를 받도록 설계하면 협력사 거부를 줄이면서도 내부 리스크 스크리닝이 가능하다.
7.2 숫자 입력을 표준화해야 한다
연간 공급수량은 단위가 섞이면 집계가 무너진다. 따라서 양식에서 단위를 강제하거나, 선택지로 제한해야 한다. kg, ton, L 같은 단위를 섞어 받는다면 밀도 등 환산정보를 함께 요구해야 한다.
7.3 “판단 불가”를 관리 가능한 업무로 바꿔야 한다
판단 불가 응답은 결론이 아니라 추가질문 트리거이다. 예를 들어 CAS를 모른다고 하면 SDS 섹션3 제출을 요구하는 추가질문을 발송한다. 함량이 어렵다고 하면 범위로라도 회신하도록 유도한다. 등록 상태를 모른다고 하면 제조/수입 지위부터 다시 묻는 방식으로 단계형 질문을 운영해야 한다.
8. FAQ
협력사가 성분(CAS) 제공을 거부하는 경우 어떻게 운영해야 하나?
비공개 사유와 대체 식별자를 포함한 응답을 허용하는 방식으로 회수율을 유지하는 것이 현실적이다. 다만 의무판정이 불가능한 수준이라면 최소한 SDS 섹션3 수준 또는 제3자 확인서 형태의 증빙을 요구해야 한다. 또한 변경 통보 의무와 리스크 발생 시 공동대응 프로세스를 문서로 남겨야 한다.
완제품(부품)이라도 톤수 정보가 필요한가?
부품 자체가 완제품이라도 내부 집계는 물질 기준으로 이루어지는 것이 실무에 유리하다. 특히 공정 투입 화학제품과 연계되거나, 동일 물질이 다수 품목에 포함되는 경우 톤수 합산 관리가 필요하다. 따라서 “납품량”과 “함량”을 함께 받아 물질 환산이 가능한 구조가 권장된다.
정보요청서를 연 1회만 받으면 충분한가?
최소 연 1회 정기 갱신이 필요하다. 다만 재질 변경, 원료 변경, 공정 변경이 발생하는 품목은 수시 갱신이 필요하다. 따라서 정기 갱신과 변경 통보를 병행하는 운영이 필요하다.
회신 데이터 품질을 어떻게 관리해야 하나?
CAS 형식, 함량 합계, SDS 최신성, 톤수 누락 같은 자동 검증 규칙을 먼저 적용해야 한다. 이후 핵심 품목과 고위험 품목을 우선순위로 샘플 감사 또는 증빙자료 추가 요청을 수행해야 한다. 또한 양식 버전과 적용기간을 명시해 변경이력을 추적해야 한다.